De flesta mindre IT-företag som säljer tjänster, hanterar sina kunder med hjälp av Outlook eller Google Contacts. Det fungerar ganska väl så länge man endast har en eller ett par kunder. När kunderna kan räknas i tiotal blir situationen något mer komplicerad. I takt med att man får fler kunder, ökar ofta antalet åtgärder som glöms bort eller faller “mellan stolarna” på företaget. Men framförallt missar man möjligheten att bedriva försäljning gentemot befintliga kunder och även presumtiva kunder. Det är helt enkelt inte möjligt att ha kontroll på kunderna, utan någon form av system för kundhantering.

CRM bringar ordning i kaoset

Lösningen på många företags problem med att hantera sina kunder stavas CRM, vilket står för Client Relation Management. Ett CRM är skapat för att hantera företagets relationer med dess kunder och är egentligen något som borde användas av i princip alla företag. Genom att använda sig av ett CRM får ett företag en helt annan kontroll över de relationer som man har med sina kunder. Det ger även möjlighet att bearbeta presumtiva kunder på ett mycket effektivare sätt.

I ett CRM är det till exempel möjligt att klassificera kunderna utifrån olika kategorier. De kategorier som man använder sig av bestämmer man själv men kan grundas på vilka tjänster som kunden köper, hur mycket kunden betalar, hur många anställda som kunden har och så vidare. Det finns egentligen inte några begränsningar. Syftet med kategoriseringen är att kunna anpassa kommunikationen, och även försäljningen, utifrån den enskilde kundens behov och förutsättningar. Detta är något som på längre sikt ökar möjligheten för att öka försäljningen gentemot befintliga kunder.

Val av rätt programvara

När man ska välja ett CRM är det viktigt att utgå från det egna företagets behov. Det finns ett stort antal olika CRM att välja mellan och en revisionsbyrå har helt andra behov än till exempel en försäkringsmäklare. Det är först när man har gjort en ordentlig analys av den egna verksamheten, som det är möjligt att välja ett CRM som verkligen kommer att tillföra något till verksamheten. Oavsett vilka behov man har så är det ett grundläggande krav att systemet är användarvänligt. En förutsättning för att ett CRM ska vara en lyckad investering är att personalen förstår och verkligen kan använda sig av systemet. Ett CRM är en investering på lång sikt och ska kunna användas av såväl befintlig som framtida personal.